Se trata de una herramienta informática que por primera vez tendrá a disposición cualquier ciudadano para conocer el avance de su documentación y tener una respuesta mucho más rápida de su diligencia.
Para ello el Gobierno de San Juan trabaja en la implementación del Sistema de Gestión de Documentos Únicos para toda la Administración Pública (SIGED), con el objetivo de simplificar y agilizar los trámites en las distintas reparticiones a los ciudadanos. El proyecto se enmarca en una primera etapa que se espera finalizar a fin de año, a la que le seguirá la Digitalización total de los documentos y expedientes, en una segunda etapa.
El Sistema de Gestión de Documentos Únicos, es para toda la administración pública y permitirá tener un conocimiento exacto y preciso de cuáles son los caminos y circuitos que están teniendo los trámites de todo aquel ciudadano que los inicia. Los ciudadanos, cuando todo esto esté desplegado, van a poder ver dónde están sus documentos a través de una clave de acceso a internet y mediante un teléfono celular.
Cada ministerio seguirá teniendo su circuito, su mesa de entrada, pero todos van a utilizar el mismo sistema que va a tener una sola base de datos centralizada en el Centro Cívico. Desde cualquier lugar se va a poder consultar dónde está un documento
El Sistema SIGED, desde el pasado 13 de diciembre del 2016 al 05 de junio del año 2017, tiene cargado un total de 503.572 expedientes en las distintas reparticiones y un número de 1.502 usuarios.
Para que la provincia desarrolle el sistema se realizó un convenio con la provincia de Formosa que ya tienen implementado el modelo y lo que se ha hecho es una adaptación para la provincia de San Juan.
En primera instancia, desde la Secretaría de la Gestión Pública, realizaron un trabajo de búsqueda en todo el país para ver lo que estaba desarrollado y qué se podía aplicar en San Juan para hacerlo más práctico. Dentro de lo posible lo que tenía Formosa se adecuaba para San Juan.
Luego de toda la evaluación de los esquemas, en el mes de diciembre del año pasado se comenzó con todo el despliegue del Sistema de Gestión Único de Documentos, siendo el Ministerio de Infraestructura y Servicios Públicos el primero, seguido por la Secretaría de Ciencia, Tecnología e Innovación en un cien por ciento. En estos momentos se trabaja con el Ministerio de Gobierno en un 60 por ciento y con el correr de los meses se van a ir incorporando los demás ministerios.
El sistema SIGED está operativo en todas las áreas contables. En el portal de gobierno habrá una opción en el que se ingresará un número de expediente y el usuario podrá acceder a la fecha y la repartición donde está.
“Nuestro objetivo es tratar que en un año toda la administración pública este bajo este mismo sistema”, dijo el secretario de la Gestión Pública, Andrés Rupcic.
Desde el departamento de Informática, Gustavo Tello y Cintia Martínez coincidieron en que “lo más importante del proyecto es que constituye una formidable herramienta de diagnóstico. Por primera vez, va a permitir tener un panorama cierto de lo que es la administración pública, cuántos expedientes, cuántos trámites, por donde ingresa, cuáles son los lugares donde hay que fortalecer con más tecnología y personal”.
Por ejemplo, señalaron que “el sistema permitirá eficientizar la distribución del personal en relación con las labores a cumplir, como así también el equipamiento. Eso no se puede saber hasta que no tengamos toda la información centralizada”. Además, dijo Cintia Martínez, “el beneficio que tendrá el ciudadano de poder consultar en línea dónde está su expediente, permitirá por primera vez empezar a trabajar sobre la gestión de trámites a nivel gobierno”.
En el departamento de Sistema Provincial de Informática trabajan Cintia Martínez, Mirtha Klarich, Alejandra Guidi, Sandra Campanella, Estela Meglioli y Gustavo Tello.
Otro punto importante que se tuvo en cuenta para la eficiencia del sistema es la conectividad, ya que en la provincia existían muchas redes de datos, distintas redes administradas por distintos ministerios.
Para ello la Secretaría de la Gestión Pública realizó un proceso de integración de estas redes controladas bajo una misma dirección, bajo un mismo equipo técnico. Porque el principal problema de conectividad se presenta en los departamentos alejados como Valle Fértil, Calingasta, Iglesia, Jáchal y en esas localidades hay que simplificarles los trámites a los habitantes con la aplicación del sistema también.
La inversión en todo lo que es el plan de conectividad para toda la provincia, es de 250 millones de pesos, para este año 2017 y parte del 2018.
La capacitación de los agentes públicos es otro de los elementos tenidos en cuenta para la eficacia del sistema y en este sentido Rupcic señaló que “la respuesta que tenemos de nuestros colaboradores públicos es extraordinaria. Entienden que lo que estamos haciendo es tratar de trabajar mejor para dar un mejor servicio y ellos están comprometidos con ese objetivo”.
El funcionario dijo que “tenemos casos extraordinarios de gente con vasta experiencia que se suben a estos cambios tecnológicos sin problemas y a veces son los principales propulsores de esta nuevas herramientas. No hemos encontrado grandes resistencias”.
Segunda Etapa: Digitalización de los Expedientes
“Mientras se desarrolle el nuevo sistema, los papeles van a seguir estando, lo que nosotros vamos a tener es un reflejo preciso de lo que está pasando en un formato digital”, indicó Rupcic.
En una segunda etapa de este mismo proyecto “se realizará la digitalización completa de todos los expedientes. Trabajar sin papel, que esté todo digitalizado”. Para eso hace falta un cambio generacional de la cultura del trabajo muy fuerte y entendíamos que no lo podíamos dar en el inicio, porque no estábamos preparados como administración” enfatizó el secretario de la Gestión Pública.