La Ley 20.337 y el Código Civil y Comercial de la Nación, exigen a las Cooperativas llevar una serie de libros, que registran actos y acciones de la cooperativa, para facilitar el control tanto por parte de las personas asociadas como oficial, de INAES y del OLC. Los libros deben estar en la sede de la entidad. La responsabilidad de que estén completos y al día recae sobre el/la Secretario/a y así con todos, a excepción del libro de Registro de personas asociadas.
Existen distintas pautas para redactar un acta, por lo que se sugiere primero hacer un borrador y luego pasarla a los libros. Algunos de los aspectos más importantes que se deben tener en cuenta son:
* El título, que da cuenta del tipo de Acta queque es (en el caso de actas de Asamblea debe indicar si es ordinaria o extraordinaria),y el número o la fecha del acta, en el caso del número debe ser correlativo con el anterior sin omisiones ni faltas, esto puede evitarse colocando la fecha y no el número en el título.
* Lugar en que ocurre la reunión o asamblea.
* Fecha y hora de inicio y de cierre. Temas que se tratarán, se denomina “Temario” en las reuniones del Consejo de Administración y “Orden del día” en las Asamblea Generales. Breve resumen de los temas que se trataron y las deliberaciones. Resultado de la votación de cada punto (si se aprobó o no, si fue por unanimidad, por mayoría simple, etc.). Si han existido abstenciones o votos negativos en algún punto, con la mención los nombres de las personas que votaron de esa manera. Un breve resumen de los temas que se trataron. En Actas del Consejo de Administración conviene mencionar si ha participado el Síndico y, en caso de que haya opinado, un resumen de su intervención.
En este link se puede encontrar el modelo de cada acta:
https://www.argentina.gob.ar/sites/default/files/modelos_de_actas.pdf
